Objetivo
O objetivo desta funcionalidade é permitir a busca por registros e documentos contidos nos módulos do sistema, através da busca do conteúdo dos documentos.
Habilitar Busca em Documentos
A habilitação da busca global em documentos é diferente caso seja hosting na nova infra ou hosting na infra antiga / externo.
Clientes Hosting (Infra antiga) ou Externos
Para habilitar a busca em documentos, foi disponibilizada a aba Busca em Documentos, em Painel de Controle - Instâncias - ProJuris - Variáveis do Usuário - Definir Customizações.
Nesta aba será apresentado o campo Exibir busca em documentos (Experimental). Ao marcar esta opção e salvar a alteração, os arquivos começarão a ser indexados.
Neste momento, o campo de busca em documentos já será apresentado para os usuários, porém somente após a indexação ser realizada com sucesso a busca em documentos retornará os documentos pesquisados.
O tempo de finalização da indexação de documentos pode variar de acordo com a quantidade de documentos a serem indexados.
Obs: Indexar documentos é uma forma de armazenar as informações de um documento, otimizada para buscas por quaisquer termos, de forma rápida.
Clientes Hosting (Nova Infra)
Para clientes Hosting da nova infra, a tela na configuração de instâncias não possuirá mais o checkbox Exibir busca em documentos.
O campo Diretório de Indice não deveria existir nessa tela em ambientes da nova infra, e pode ser preenchido com qualquer valor.
A ativação da busca global em documentos nesse caso é feita via config-service, nas funcionalidades do ambiente.
Recomenda-se que o ambiente esteja desligado para fazer a alteração dessa configuração. Ao ativar essa configuração no config-service, será criado um usuário com credenciais de acesso ao serviços da busca global. Durante a inicialização o Projuris receberá as credenciais para utilização desse indice.
Reindexação de Documentos
O disparo da reindexação de documentos pode ser feita de 2 formas, via ProJuris ou via Setup.
Reindexação via ProJuris
Caso a indexação falhe ou precise ser realizada novamente, ela pode ser disparada através da tela de variáveis do cliente, marcando o checkbox Reindexar Documentos.
Após a reindexação dos arquivos é necessário reabilitar a busca global na aba Itens da configuração do cliente pois a busca global é desativada durante o processo de reindexação
Reindexação via Setup:
Outra maneira de indexar ou reindexar os documentos é através do setup. Com base nas configurações de gestão de documentos, quando o tipo de repositório for igual a Sistema de arquivos:
No setup, serão apresentadas as seguintes opções:
- Caso a indexação dos dados nunca tenha sido realizada, será mostrada a seguinte opção: "Indexar os dados para a busca em arquivos":
Caso a indexação dos dados já tenha sido feita em algum momento, será mostrada a opção "Reindexar os dados para a busca em arquivos":
- Caso o tipo de repositório seja "banco de dados", o setup não mostrará nenhuma opção relacionada a busca em arquivos.
Importante: após executar a opção "Indexar os dados para busca em arquivos", os próximos documentos que serão cadastrados no sistema, já serão indexados automaticamente, não sendo necessário executar a opção "Reindexar os dados para busca em arquivos".
Após efetuar o login no sistema, será apresentado o campo de pesquisa em documentos:
Neste campo, é possível realizar a busca de documentos que contenham determinado conjunto de palavras em seu conteúdo, sendo possível realizar a busca por um conjunto de palavras que, somadas, tenham até 100 caracteres.
Após digitar o conteúdo a ser buscado, e pressionar enter, serão apresentados os documentos que possuem o conteúdo digitado.
Neste exemplo, ao buscar pela palavra "teste", a busca trouxe os documentos que contenham esse conteúdo:
Na tela de listagem dos resultados encontrados, serão apresentadas as seguintes colunas:
- Módulo: Módulo relacionado ao documento encontrado;
- Nome: nome do documento encontrado;
- Texto: trecho do conteúdo do documento onde os termos buscados se encontram.
- Abrir Registro Principal: permite visualizar o registro (processo, contrato, certidão...) que possui o documento pesquisado.
- Visualizar: permite visualizar o documento pesquisado.
A busca pode ser realizada com o uso de letras maiúsculas e minúsculas, trazendo os mesmos resultados.
A busca também considera os resultados que estejam "próximos" ao que foi pesquisado, ou seja, a busca é realizada com base na raíz gramatical do termo pesquisado.
Ao buscar pela palavra "testar", os documentos que possuem o conteúdo "teste" são exibidos:
A busca irá retornar até 100 registros. Caso o documento a ser buscado não tenha sido apresentado na listagem, é necessário especificar a busca a ser feita, acrescentando novas palavras.
Busca em Documentos Salvos no Banco de Dados
Disponibilizada a funcionalidade de busca em documentos salvos no banco de dados. Anteriormente, somente era possível realizar a busca em documentos que estavam em um diretório no servidor de aplicação.
Para habilitar a busca em documentos salvos no banco de dados, é necessário conferir como está parametrizado a configuração de gestão de documentos:
Ao usar a opção banco de dados, na aba variáveis do usuário, botão "definir funcionalidades", na aba "busca em documentos", será exibido o campo Diretório do Índice:
É necessário preencher um diretório referente ao servidor de aplicação onde o ProJuris está sendo executado. Neste diretório serão salvos alguns arquivos necessários para o correto funcionamento da busca em documentos.
Arquivos criados no diretório informado no ProJuris:
Após a inclusão de arquivos, a busca em documentos poderá ser realizada:
Regras:
As seguintes palavras, que são as mais comuns em textos/frases, quando utilizadas na busca em documentos, serão ignoradas:
"a","ainda","alem","ambas","ambos","antes",
"ao","aonde","aos","apos","aquele","aqueles",
"as","assim","com","como","contra","contudo",
"cuja","cujas","cujo","cujos","da","das","de",
"dela","dele","deles","demais","depois","desde",
"desta","deste","dispoe","dispoem","diversa",
"diversas","diversos","do","dos","durante","e",
"ela","elas","ele","eles","em","entao","entre",
"essa","essas","esse","esses","esta","estas",
"este","estes","ha","isso","isto","ja","logo","mais",
"mas","mediante","menos","mesma","mesmas",
"mesmo","mesmos","na","nas","nao","nas","nem",
"nesse","neste","nos","o","os","ou","outra","outras",
"outro","outros","pelas","pelas","pelo","pelos","perante",
"pois","por","porque","portanto","proprio","propios",
"quais","qual","qualquer","quando","quanto","que","quem",
"quer","se","seja","sem","sendo","seu","seus","so",
"sob","sobre","sua","suas","tal","tambem","teu","teus",
"toda","todas","todo","todos","tua","tuas",
"tudo","um","uma","umas","uns".
Caracteres especiais ignorados pela busca: "$", "{}", @, entre outros.
Restrições:
- Atualmente, a busca global não está disponível para buscas de conteúdos que estejam em documentos do módulo de Marcas e Patentes.
- Arquivos PDF que sejam arquivos escaneados ou digitalizados só serão contemplados através do OCR
- Caso o usuário não possua acesso a um módulo que possua documentos, ao realizar a busca por qualquer conteúdo, não será retornado nenhum documento do respectivo módulo.
- Não há restrições quanto a visualização de resultados encontrados pela busca, porém, somente os usuários que podem visualizar os documentos e os registros através da listagem dos módulos terão permissão para acessá-los via busca global.